いまさら聞けない内容証明郵便の基本と活用の仕方

はじめに

「内容証明郵便が来たぞ」

「これは大事なことだから内容証明で送った方が良いですよ」

等々、会社を経営していると、内容証明郵便について耳にする機会も増えてくると思います。

中には、実際に内容証明郵便を送付したり、あるいは送付されたり、といった経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ただ、この内容証明というのは、よく耳にする割には、実際の機能や役割が理解されているとは言い難く、「何やら物々しい郵便物」といった程度のイメージしか持たれていない場合も多いのです。

しかし、この内容証明は、法律的にも、会社の実務上も極めて重要なものですので、是非とも基本的な役割や性質、使い方を覚えておく必要があります。

内容証明郵便の基本

内容証明郵便とは、読んで字のごとく、「内容」を「証明」する「郵便」のことです。

さらに具体的に言うと、
・いつ、・誰が、・どんな内容を、・誰宛に、送ったか、
という郵便の内容を、後々になっても証明することができる郵便物なのです。

なぜそんなことが可能なのかというと、内容証明郵便を送ると、その郵便物の日時や差出人、宛先、そして文面の内容が郵便局に保管されるからです。

内容証明郵便の必要性

なぜこのような郵便が存在するのか

では、なぜこのような郵便が存在するのか、もっと言うと、郵便の内容を証明することにどんな必要性があるのか、次のような事例を考えてみてください。

例えば、あなたの会社が、毎月とある商品を取引先から購入する契約を結んでいたとします。しかし、今月で契約をやめたいと考え、取引先の担当者に「今月で契約はやめます」と電話で伝えたとしましょう。つまり解約の意思表示です。

しかし、来月になってもなぜか商品が届いてしまい、代金を請求されてしまいました。

当然、取引先の担当者に「いや、先月に契約はやめると伝えましたよね？」と言いますが、取引先の担当者は「え？そんな話聞いていませんよ？」と、勘違いしているのかわざとなのか、電話で伝えたことを否定してきています。

このように、電話のような口頭手段で伝えると、後々になってから「言った言わない」で揉め、こちらが「確かに契約はやめると言ったはずだ」と主張したとしても、それを証明する手段がなければ、将来裁判等になっても、その事実を認めてもらえません。

そこで活躍するのが「内容証明郵便」

内容証明郵便は、上記の通り、・いつ、・誰が、・どんな内容を、・誰宛に送ったか、を公に証明できる郵便ですから、先ほどの例でいえば、「契約をやめる」ということを内容証明郵便で通知していれば、少なくとも「〇社は、〇年〇月〇日に、〇社との契約をやめると〇社に伝えた」と証明できることになります。

また、上記の例は契約の解約の例ですが、内容証明郵便が役に立つのはそうした場合だけではありません。

例えば、取引先に対する売掛金債権が消滅時効の時効期間ギリギリに迫っており、その時効を止めるため早急に意思表示をしなければならない（※相手側に請求をしておけば、とりあえず6ヶ月は時効期間が延びる）場合、間違いなく相手側に請求の通知が届き、しかも後になってもそれを証明できるようにしておかなければなりません。

こうした場合にも内容証明郵便は非常に有効なのです。

証明できるのは、あくまで「こういう内容を通知した」という事という点に注意

内容証明郵便で気を付けなければならないのは、「証明できるのは、あくまで「こういう内容を通知した」ということだけです。

例えば、お金を貸した相手に、「1年前に貸した100万円がまだ返済されていないから、返してください」という内容の内容証明郵便を送ったとします。

ここで証明できるのは、あくまで「100万円の返済を求めた」ということだけで、「100万円を貸したこと」あるいは「それがまだ返済されていないこと」という事まで証明できるわけではないのです。

考えてみれば当たり前のことですよね。郵便局は、あくまで郵便を扱っているだけで、個々人のトラブルの内容まで熟知しているわけではないのですから。

なので、証明できるのはあくまで「こういう内容を送った」つまり「こういう内容の意思表示をした」という事実だけで、それを超えた事実まで証明できるわけではないのです。

メールやSNS上のメッセージでも十分では？

以上が内容証明郵便の基本的な性質ですが、「相手にメッセージを送ったことを証明するだけなら、メールやSNSでも十分ではないか」という疑問もあると思います。

確かに法律上は、こうした事実を証明するのに内容証明郵便でなければいけない、というわけではないので、メールやSNSでも証明ができるのであれば内容証明郵便は必ずしも必要ありません。

ただ、メールやSNSというのは、あまり例は多くありませんが、「そもそも受信していない」だとか「そのメールは偽造だ」と相手側が主張して争われる危険性も無くはありません。

そうした際、実際にメールやSNS上のメッセージが有効に機能し、かつ相手側に届いたと証明するのは、場合によっては専門的なITの知識が必要となったりしてかなり困難になることも考えられます。

その点、内容証明郵便であれば「日本郵便」という、（民営ではありますが）公的な機関が証明しますので、とても信頼度が高く、証明も容易です。

内容証明郵便の利用の仕方

内容証明郵便の概要

以上が内容証明郵便の一般的な説明ですが、では実際にどのように利用したらいいか、については、以下の郵便局ページに詳しい説明が載っています。

郵便局・内容証明

概要を言うと、郵便書面として、受取人に送付するもの（正本）1通に加えて、差出人保管用・郵便局保管用として謄本2通、合計3通を用意して差し出し、既定の料金を払って郵便局に送ってもらいます。

すると謄本のうち1通が差出人に、1通が郵便局に保管され、郵便の内容が公的に保管されることになります。

ただ、相手側に届いたこと、およびその日時については、内容証明郵便に加えて「配達証明」を付けることが必要です。

この配達証明は、内容証明と似た言葉なので混同されやすいですが、あくまで「相手側にいつ届いたか」だけを証明するものであり、郵便書面に書かれた内容まで証明するものではありませんので、注意が必要です。

電子内容証明

このように内容証明郵便を送るのは、多少手間暇がかかりますが、「電子内容証明」といって、わざわざ紙ベースで用意せずとも、インターネット上のやり取りやWordファイルのやり取りでもって内容証明郵便を出せる方法もあります。以下をご覧ください。

郵便局・e内容証明(電子内容証明)

この「電子内容証明郵便」は、通常の方法で出すよりも、圧倒的にスピーディーかつ容易に送れますし、しかも法的にも通常の内容証明郵便と証明力が異なるわけではありませんから、非常におススメです。

事前登録とクレジットカードの用意が必要ですが、これから内容証明郵便を利用しようという方は、是非一度検討してみてください。

まとめ

以上見ていただいたように、内容証明郵便というのは、実務上は極めて重要なものであり、扱いを間違えると後でとんでもないトラブルに発展したりすることもある反面、使いどころを抑えておけばきわめて有効な手段にもなり得るものです。

この機会に、是非内容証明郵便の基本と使い方を押さえ、今後の会社経営に役に立てていただければと思います。